Tengo un ERP y nadie lo usa bien: cómo ordenarlo sin cambiar de sistema

Si tenés un ERP y nadie lo usa bien, antes de cambiarlo medí qué parte de la operación pasa por él y reordenalo por etapas. Nombrá un responsable, limpiá los datos maestros, escribí quién carga qué, ajustá los permisos, capacitá a cada rol y medí el uso cada mes. Cambiar de sistema se evalúa después.

Última actualización: 6 de octubre de 2026 · Nicolás Guerrero Mauad, área de tecnología de Contadores Córdoba

Contenido de esta página: síntomas · por qué pasa · diagnóstico en una semana · orden del reordenamiento · datos maestros · procesos y permisos · capacitación por rol · indicadores de uso · cuándo cambiar de sistema · errores comunes · preguntas frecuentes · cuándo pedir ayuda

¿Cómo me doy cuenta de que el ERP se usa mal?

Te das cuenta de que el ERP se usa mal cuando los números que importan no salen del sistema y alguien los arma aparte. Un ERP se construye alrededor de una sola base de datos que comparten todos sus módulos, para que ningún dato quede duplicado ni con dos versiones (Yen, Chou y Chang, 2002). Cada síntoma de la tabla rompe esa base única.

Un síntoma aislado se corrige en el lugar; con tres o más (criterio práctico), el problema es de organización y conviene diagnosticar antes de tocar nada.

¿Por qué un ERP queda sin usarse después de la puesta en marcha?

Un ERP queda sin usarse después de la puesta en marcha por causas que casi siempre son de organización. Los consultores repiten cinco: poca capacitación de los usuarios, patrocinio débil de la dirección, proyectos con poco personal, poca experiencia técnica y resistencia del personal (Yen et al., 2002). Antes de implementar sirven de chequeo previo, como en la guía de implementación de ERP para pymes; con el sistema andando, se reconocen por sus efectos:

• Se lo trató como un proyecto de sistemas. Langenwalter (2000) vincula con un fracaso casi seguro encarar el ERP como una iniciativa técnica y no como un proyecto de toda la empresa.
• Nadie preparó al personal. La gestión del cambio, el esfuerzo de toda la organización para preparar a la gente, es una barrera común cuando se la subestima y un factor de éxito cuando la conduce un equipo dedicado, según Seno et al. (2017), que estudian un organismo público de Indonesia.
• Los datos entraron sucios. En el software de planificación de la cadena de suministro, más complejo que un ERP de pyme, Stadtler y Kilger (2008) encuentran que tener datos maestros consistentes es el mayor costo y el más subestimado.
• Se personalizó de más. Modificar un ERP de paquete puede subir los costos de puesta en marcha hasta un 30 % (Savino y Neubert, 2007), y a quien implementa se le aconseja conservar la funcionalidad estándar para no atrasar el proyecto (Seno et al., 2017).

Para repasar qué hace un ERP, mirá qué es un ERP.

¿Cómo hago un diagnóstico del uso del ERP en una semana?

Un diagnóstico del uso del ERP se hace en una semana midiendo qué parte de la operación pasa por el sistema y por qué el resto queda afuera, con acceso al sistema, las planillas que circulan y media hora con cada persona que carga datos (el reparto de días es un criterio práctico):

1. Día 1, planillas. Juntá las planillas con las que trabaja cada uno y anotá qué dato tienen y si también está en el ERP.
2. Día 2, operaciones. En un mes cerrado, contá por proceso las operaciones que hubo según comprobantes, remitos y banco, y cuántas se cargaron en el sistema.
3. Día 3, datos maestros. Exportá artículos, clientes y proveedores y contá duplicados e incompletos.
4. Día 4, permisos. Contá cuántos usuarios activos pueden anular, ajustar stock o cambiar precios.
5. Día 5, cierre. Revisá qué parte del último cierre de mes se corrigió afuera.

Con eso se arman cuatro indicadores:

Ejemplo ilustrativo (números inventados): una distribuidora tuvo 1.500 operaciones en el mes y cargó 1.186 en el ERP: un uso del 79 % (1.186 ÷ 1.500). Por proceso, ventas cargó 588 de 600 (98 %); compras, 120 de 150 (80 %); cobranzas, 175 de 250 (70 %); stock, 248 de 400 (62 %), y pagos, 55 de 100 (55 %).

El gráfico ordena los procesos de más a menos uso. Pagos deja afuera casi la mitad, pero el stock pesa más: 152 de las 314 operaciones que quedaron afuera (48 %) son remitos, ajustes y transferencias, y un stock que el sistema no ve arrastra al costo y al margen.

Para leer el uso total (criterio práctico, no una norma):

• Menos del 70 %: conviven dos sistemas. Empezá por los datos maestros y los procesos.
• De 70 % a menos de 95 %: hay huecos puntuales. Buscá qué queda afuera y por qué.
• 95 % o más: el sistema se usa. Cuidá los permisos y la capacitación de quien entra.

La escala muestra los tres tramos y ubica a la distribuidora del ejemplo, con el 79 %, en el de huecos puntuales.

¿En qué orden se reordena un ERP sin cambiar de sistema?

Un ERP se reordena sin cambiar de sistema en seis etapas: responsable, datos maestros, procesos, permisos, capacitación e indicadores. El orden importa: capacitar sobre datos sucios enseña a convivir con el error.

1. Nombrá un responsable con autoridad. Lo conduce la dirección, porque encararlo como un tema técnico se asocia con el fracaso (Langenwalter, 2000): en una pyme, el dueño o un socio, con un administrativo que conozca la operación.
2. Limpiá los datos maestros, con una regla de alta para cada uno.
3. Escribí los procesos: quién carga cada operación, cuándo y quién la controla.
4. Ajustá los permisos por rol, con autorización para las acciones sensibles.
5. Capacitá por rol, con operaciones de la propia empresa.
6. Medí el uso cada mes: los indicadores dicen a qué etapa volver.

El diagrama muestra las seis etapas en orden, cada una con lo que deja funcionando. Es un criterio práctico: si un indicador empeora, se vuelve a la etapa que lo explica.

¿Cómo se limpian los datos maestros del ERP?

Los datos maestros del ERP se limpian maestro por maestro: se define cómo tiene que estar cada registro, se corrigen los existentes y se controla que los nuevos entren bien. Se cargan una vez y se usan en cada operación (artículos, clientes, proveedores, precios, plan de cuentas): un error ahí se repite en cada factura. Para el software de planificación de la cadena de suministro, Stadtler y Kilger (2008) proponen un proceso para que todas las áreas mantengan los datos maestros y los de cada operación, y así el proyecto no se frene por datos faltantes o de mala calidad. Adaptado a una pyme (criterio práctico):

1. Un dueño por maestro. Una persona da de alta artículos; otra, clientes y proveedores.
2. Una regla por maestro. Formato del código y campos obligatorios: unidad, categoría y costo en artículos; identificación fiscal y condición de pago en clientes.
3. Buscá duplicados, ordenando por descripción, identificación fiscal o código de barras.
4. Unificá en lugar de borrar. Elegí el registro que queda y bloqueá el otro.
5. Completá lo que falta, empezando por lo que más se vende.
6. Cerrá el alta libre: solo el dueño del maestro crea registros.

Ejemplo ilustrativo (números inventados): un catálogo de 2.400 artículos tiene 180 duplicados, 72 sin costo y 60 sin categoría, sin superponerse: 312 registros con problemas, el 13 % del maestro (312 ÷ 2.400). Al unificar los duplicados quedan 2.220 artículos (2.400 − 180), y los 132 incompletos (72 + 60) se completan por orden de venta.

• Para Argentina: revisá el CUIT y la condición frente al IVA de clientes y proveedores; qué datos exige cada comprobante, consultalo con tu contador.
• Para Chile: revisá el RUT y el giro de clientes y proveedores; qué datos exige cada documento tributario electrónico, consultalo con tu contador.

¿Cómo se definen procesos, responsables y permisos en el ERP?

Los procesos, responsables y permisos en el ERP se definen escribiendo, para cada operación, quién la carga, cuándo y quién la controla, y dando a cada usuario solo los permisos de su rol. Para cada paso que hoy queda afuera (las planillas del día 1 lo muestran) hay tres salidas, en este orden: hacerlo con lo que el sistema ya trae, porque la implantación sin personalizar (en inglés, «vanilla») es, según Savino y Neubert (2007), la vía que más se defiende para llegar a buen término; cambiar el proceso para que entre en el estándar, o personalizar, solo si el paso es central, con el motivo y el costo por escrito.

Con los procesos escritos, los permisos salen solos. Un reparto posible (criterio práctico; los perfiles cambian según el sistema):

Ejemplo ilustrativo (números inventados): de 12 usuarios activos, 9 tienen perfil de administrador: el 75 % (9 ÷ 12) puede anular, ajustar o cambiar precios. Con perfiles por rol quedan 2 administradores, y cada ajuste muestra quién lo pidió y quién lo autorizó.

¿Cómo se capacita a cada rol para que el equipo use el ERP?

Para que el equipo use el ERP, se capacita a cada rol en su parte del circuito, con operaciones reales y ocasiones de practicar en el trabajo. La poca capacitación es una de las causas de fracaso (Yen et al., 2002), y un curso único en el arranque no llega a quien entra después.

Hart, Steinheider y Hoffmeister (2019) compararon en un estudio de campo tres métodos para capacitar a 67 empleados en un ERP nuevo (SAP) en una empresa aeroespacial de Estados Unidos. La tercera columna es un criterio práctico, no un hallazgo de esa investigación:

El mismo trabajo distingue saber ejecutar los pasos, aunque no se entienda por qué funcionan, de entender los conceptos con los que se interpreta la información, y señala una condición: la oportunidad de usar lo aprendido, con recursos y ocasiones para aplicarlo en el trabajo (Hart et al., 2019). Si después del curso la tarea sigue en la planilla, esa oportunidad no existe.

1. Por rol, no por módulo: lo que cada uno carga, controla y recibe de otra área.
2. Con operaciones de la empresa, excepciones incluidas.
3. Una hoja de una página por tarea.
4. Baja de la planilla reemplazada, con fecha.
5. Repetición para quien entra y cuando cambia un proceso.

La capacitación se alinea con las competencias de cada puesto y con la motivación de cada persona, en lugar de imponerse, y la resistencia al cambio aparece en argumentos y en tácticas individuales y de grupo para desviarlo o demorarlo (Franklin Fincowsky y Krieger, 2011). Para un sistema de gestión de clientes (CRM), Kumar y Reinartz (2018) recomiendan tratar la resistencia del personal como energía e información en lugar de reprimirla; trasladado a un ERP (criterio práctico), cada «en Excel lo hago más rápido» marca un paso que el sistema hace mal o que nadie explicó.

¿Cómo se mide que el equipo usa el ERP?

Que el equipo usa el ERP se mide repitiendo cada mes los indicadores del diagnóstico, empezando por el porcentaje de operaciones cargadas en el sistema. La información de un ERP se juzga por su exactitud, su oportunidad, su pertinencia y su integridad, y sale buena cuando las áreas comparten bien los datos a través del sistema (Tarigan, Basana y Suprapto, 2019). Sumá la carga en el día (operaciones cargadas el mismo día ÷ operaciones del período), los días de cierre y la opinión de quienes cargan: en paquetes ERP de código abierto, la satisfacción de los usuarios forma parte del éxito del software (Ghorbaninia, 2014).

Ejemplo ilustrativo (números inventados): la distribuidora del diagnóstico arrancó con el 79 % de sus operaciones en el ERP; con las etapas en marcha, el uso llegó al 81 %, 86 %, 90 %, 94 % y 97 % en los cinco meses siguientes.

El tablero muestra qué parte de las operaciones entró al ERP (dorado) y qué parte quedó en planillas (azul): 79 % y 21 % en el mes 1, 97 % y 3 % en el mes 6. Son datos de ejemplo, no una promesa; si un mes el uso baja, el detalle por proceso dice dónde mirar.

¿Cuándo sí conviene cambiar de sistema?

Sí conviene cambiar de sistema cuando el límite está en el software y no en cómo se usa. Como criterio práctico, estas son las señales:

• Falta un módulo central y agregarlo exige programar mucho.
• El proveedor dejó de dar soporte o de actualizar el sistema.
• Lo que queda afuera solo entra con personalizaciones que cuestan más que cambiar.
• No emite los comprobantes que necesitás; qué exige cada país, consultalo con tu contador.
• Ya ordenaste y el uso no sube, porque el sistema no resuelve la tarea.

Las causas de organización viajan con la empresa: un sistema nuevo con los mismos datos sucios repite el problema. Para elegir, mirá ERP a medida o de mercado; para pasar los saldos, cómo cambiar de sistema sin perder la contabilidad. Si el sistema nunca terminó de implementarse, retomá la implementación con el paso a paso o, en Chile, con la guía para Chile.

¿Qué errores conviene evitar al reordenar un ERP?

Los errores que conviene evitar al reordenar un ERP son los que devuelven el trabajo a las planillas:

• Comprar módulos o un sistema nuevo antes de medir el uso.
• Capacitar antes de limpiar los datos maestros.
• Prohibir las planillas sin dar la alternativa en el sistema.
• Personalizar cada pedido de cada área.
• Dar perfil de administrador «para que no moleste».
• Mirar solo el uso total, que esconde el proceso que quedó afuera.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda reordenar un ERP que nadie usa bien? Depende del catálogo, de cuántas personas cargan y de cuántos procesos quedan afuera. El diagnóstico cabe en una semana. Los plazos documentados en la bibliografía son de implementaciones completas: están en la guía de implementación.

¿Tengo que prohibir las planillas? No de entrada. Averiguá qué resuelve cada una que el sistema no resuelve; cuando el ERP cubre esa tarea, la planilla se da de baja con fecha.

¿Quién tiene que liderar el reordenamiento? La dirección, con alguien que conozca la operación y un equipo dedicado a la gestión del cambio (Seno et al., 2017).

¿Sumarle inteligencia artificial al ERP resuelve el problema? No por sí sola. La inteligencia artificial en un ERP necesita como condición previa datos consistentes y de alta calidad y procesos internos estandarizados, para no dar resultados erróneos (Dziembek y Turek, 2025).

¿Cuándo conviene pedir ayuda?

Conviene pedir ayuda cuando el uso da menos del 70 %, cuando las planillas volvieron después de un intento de ordenar o cuando nadie tiene horas para conducirlo. En Contadores Córdoba, estudio contable y de tecnología, ordenamos el ERP que ya usás, sea Odoo u otro (no somos partners de ninguna marca), trabajando con tu equipo en datos, procesos, permisos y capacitación. Atendemos en Argentina y en Chile; la contabilidad en Chile la sumamos próximamente. Cotización a medida.

• Para Argentina: implementación de ERP para pymes en Córdoba y Argentina
• Para Chile: implementación de ERP para pymes en Chile
• Escribinos por WhatsApp

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Esta información es de carácter general y orientativo; no reemplaza el asesoramiento profesional para tu caso particular.

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• Cómo cambiar de sistema sin perder la contabilidad
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• Qué hace el ERP y qué sigue haciendo el contador
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Fuentes

• Dziembek, D., & Turek, T. (2025). A model for integrating artificial intelligence with ERP systems: Towards autonomous business management systems. Procedia Computer Science, 270.
• Franklin Fincowsky, E. B., & Krieger, M. J. (2011). Comportamiento organizacional: Enfoque para América Latina. Pearson Prentice Hall.
• Ghorbaninia, M. (2014). Investigating the effects of different factors on development of open source enterprise resources planning software packages. Management Science Letters, 4, 1871-1876.
• Hart, S. L., Steinheider, B., & Hoffmeister, V. E. (2019). Team-based learning and training transfer: A case study of training for the implementation of enterprise resources planning software. International Journal of Training and Development, 23(2).
• Kumar, V., & Reinartz, W. (2018). Customer relationship management: Concept, strategy, and tools (3.ª ed.). Springer.
• Langenwalter, G. A. (2000). Enterprise resources planning and beyond: Integrating your entire organization. St. Lucie Press / APICS.
• Savino, M. M., & Neubert, G. (2007). A faster enterprise resources planning implementation for Euro Coin supply chain within the SCOR model. International Journal of Integrated Supply Management, 3(4), 385-405.
• Seno, B., Aji, E. B. K., Shena, M. A., Simbolon, P. M. S., & Jati, R. S. (2017). Implementation of Enterprise Resources Planning (ERP) at BPKP [Artículo completo]. SSRN.
• Stadtler, H., & Kilger, C. (Eds.). (2008). Supply chain management and advanced planning: Concepts, models, software, and case studies (4.ª ed.). Springer.
• Tarigan, Z. J. H., Basana, S. R., & Suprapto, W. (2019). The impact of enterprise resources planning implementation in cross-functional for sharing knowledge and quality information in preparing the financial statements. E3S Web of Conferences, 130, Artículo 01041. https://doi.org/10.1051/e3sconf/201913001041
• Yen, D. C., Chou, D. C., & Chang, J. (2002). A synergic analysis for Web-based enterprise resources planning systems. Computer Standards & Interfaces, 24, 337-346.